Veraterms

VeraAlert Business: οδηγός χρήσης

Το VeraAlert Business είναι το κομμάτι του Veraterms για επιχειρήσεις και φορείς. Καταχωρίζετε τα προϊόντα, τις πρώτες ύλες, τα αναλώσιμα, τα φάρμακα ή τα οχήματα με τα οποία δουλεύετε. Το VeraAlert συγκρίνει τα στοιχεία τους με τα κείμενα των επίσημων ανακλήσεων και προειδοποιήσεων ασφαλείας, σημειώνει τις ανακοινώσεις στο κείμενο των οποίων εμφανίζονται και γράφει κάθε μέρα μια αναφορά.

Ο έλεγχος είναι σύγκριση κειμένου με κανόνες, χωρίς τεχνητή νοημοσύνη. Τι σημαίνει μια ανακοίνωση για την επιχείρησή σας το αποφασίζετε εσείς.

Τι χρειάζεστε

  • Έναν σύγχρονο browser και σύνδεση στο internet, σε υπολογιστή ή κινητό.
  • Λογαριασμό στο veraterms.com με το email που δηλώσατε στη Φόρμα Παραγγελίας για τον ιδιοκτήτη του λογαριασμού. Αν δεν έχετε, τον φτιάχνετε από τη «Δημιουργία λογαριασμού» και επιβεβαιώνετε το email.
  • Την ενεργοποίηση: το Veraterms ενεργοποιεί το VeraAlert Business σε αυτόν τον λογαριασμό μόλις λάβει την πληρωμή.
  • Σε κάθε λογαριασμό Business αντιστοιχεί ένας μόνο λογαριασμός χρήστη, του ιδιοκτήτη. Ένας λογαριασμός Business ισχύει για μία τοποθεσία· κάθε επιπλέον τοποθεσία χρειάζεται δικό της λογαριασμό.

Βήμα 1: Η πρώτη σύνδεση

  • Συνδεθείτε στο veraterms.com και ανοίξτε από το μενού το «VeraAlert Business».
  • Την πρώτη φορά εμφανίζεται η «Επιβεβαίωση συμβατικών εγγράφων» με τους Πρόσθετους Όρους, την Περιγραφή Υπηρεσιών, τους AGB και τη Σύμβαση Εκτέλεσης Επεξεργασίας. Τσεκάρετε το κουτί και πατήστε «Επιβεβαίωση και συνέχεια». Το VeraAlert αποθηκεύει την ώρα και την έκδοση της επιβεβαίωσης.
  • Όταν βγει νέα έκδοση των εγγράφων, η επιβεβαίωση εμφανίζεται ξανά πριν συνεχίσετε.
  • Τη γλώσσα της οθόνης (ελληνικά, αγγλικά ή γερμανικά) τη διαλέγετε επάνω, στη «Γλώσσα». Ισχύει σε αυτή τη συσκευή.

Το μενού

  • «Επισκόπηση»: οι βασικοί αριθμοί για 7, 30 ή 90 ημέρες, οι τελευταίες σημειωμένες ανακοινώσεις και ο τελευταίος ημερήσιος έλεγχος.
  • «Ανακοινώσεις»: οι επίσημες ανακοινώσεις των κατηγοριών και των χωρών σας, πρώτα οι σημειωμένες.
  • «Προϊόντα ελέγχου»: τα προϊόντα σας με τις παρτίδες τους, με αναζήτηση, εισαγωγή και εξαγωγή.
  • «Αρχείο ενεργειών»: όλες οι καταγραφές για σημειωμένες ανακοινώσεις.
  • «Αρχείο ελέγχων»: κάθε ημερήσια αναφορά.
  • «Ρυθμίσεις»: επιχείρηση, κατηγορίες, ημερήσιο email και συμβατικά έγγραφα.

Στο κινητό κάποια ονόματα είναι πιο σύντομα, π.χ. «Αρχική», «Προϊόντα» και «Αρχείο». Το καμπανάκι επάνω μετρά τις σημειωμένες ανακοινώσεις χωρίς καταγραφή.

Βήμα 2: Νέο προϊόν ελέγχου

Ένα προϊόν ελέγχου είναι μία καταχώριση για ένα συγκεκριμένο προϊόν με όλες τις παρτίδες του. Διαφορετικά προϊόντα μπαίνουν σε χωριστές καταχωρίσεις.

  • Πατήστε «Νέο προϊόν ελέγχου».
  • Υποχρεωτικά είναι η «Κατηγορία», το «Όνομα προϊόντος» και η «Χώρα αγοράς ή χρήσης». Η κατηγορία και η χώρα ορίζουν ποιες πηγές ελέγχονται για το προϊόν. Το όνομα το γράφετε όπως είναι τυπωμένο στη συσκευασία ή στην ετικέτα.
  • Στα «Στοιχεία προϊόντος» εμφανίζονται, ανάλογα με την κατηγορία, κι άλλα πεδία, π.χ. μάρκα, κατασκευαστής, barcode, μοντέλο, αριθμός καταλόγου και σειριακός αριθμός, και στα οχήματα εμπορική ονομασία, περίοδος παραγωγής και κωδικός ανάκλησης του κατασκευαστή. Αν το πρόγραμμα περιήγησής σας το υποστηρίζει, διαβάζετε το barcode με τη «Σάρωση», από την κάμερα.
  • Στις «Παρτίδες» γράφετε κάθε παρτίδα με τον κωδικό της και, αν υπάρχει, την ημερομηνία της (ανάλωση κατά προτίμηση, ανάλωση έως ή λήξη). Η «Προσθήκη παρτίδας» προσθέτει γραμμή· κάθε γραμμή χρειάζεται κωδικό ή ημερομηνία.
  • Τις «Άλλες γραφές της μάρκας» και τα «Άλλα ονόματα του προϊόντος» τα γράφετε όπως τα γράφουν συσκευασίες ή τιμολόγια, και σε άλλη γλώσσα. Το VeraAlert τα ψάχνει όπως τα γράφετε, χωρίς μετάφραση.
  • Το «Προμηθευτής και αποθήκευση» είναι προαιρετικό: προμηθευτής και επικοινωνία, σημείο μέσα στην επιχείρηση, ποσότητα, μονάδα, ημερομηνία παραλαβής και σημειώσεις. Αυτά είναι για τη δική σας οργάνωση· το VeraAlert δεν τα ψάχνει στις ανακοινώσεις.
  • Το πλαίσιο «Τι θα ψάξει το VeraAlert» δείχνει πριν από την αποθήκευση ποια στοιχεία θα ψαχτούν στις ανακοινώσεις και αν με αυτά γίνεται «Μοναδικό στοιχείο».
  • Πατήστε «Αποθήκευση προϊόντος». Αμέσως μετά αρχίζει ο πρώτος έλεγχος με τις ανακοινώσεις που υπάρχουν· το αποτέλεσμα εμφανίζεται στη σελίδα του προϊόντος συνήθως σε λίγα λεπτά.

Στη σελίδα του προϊόντος, στη «Φωτογραφία και έγγραφα», κρατάτε μια φωτογραφία ή ένα τιμολόγιο για δική σας χρήση· ένα νέο αρχείο αντικαθιστά το τωρινό.

Πολλά προϊόντα μαζί: εισαγωγή CSV

  • Στα «Προϊόντα ελέγχου» ανοίξτε την «Εισαγωγή CSV» και κατεβάστε το πρότυπο με τη «Λήψη προτύπου».
  • Συμπληρώστε το σε Excel ή LibreOffice και αποθηκεύστε το ως CSV (UTF-8, ερωτηματικό). Ίδιος internal_code σε διαδοχικές γραμμές σημαίνει ένα προϊόν με πολλές παρτίδες.
  • Με την «Επιλογή αρχείου CSV» το VeraAlert διαβάζει το αρχείο και δείχνει προεπισκόπηση. Το αρχείο περνά μόνο ολόκληρο: αν έχει έστω ένα λάθος, δεν αποθηκεύεται κανένα προϊόν και το VeraAlert δείχνει γραμμή, στήλη και λόγο.
  • Ανά αρχείο έως 500 προϊόντα, 1.000 γραμμές και 1 MB· έως 10 εισαγωγές την ώρα.

Πώς ελέγχει το VeraAlert

  • Για κάθε προϊόν το VeraAlert ελέγχει τις ανακοινώσεις των πηγών της κατηγορίας και της χώρας του, και για χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και για την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και τη Νορβηγία, επιπλέον το Safety Gate και το RASFF, και για την Ελβετία επιπλέον το RASFF. Οι πηγές είναι στη σελίδα Επίσημες Πηγές.
  • Η αναζήτηση γίνεται στον τίτλο και στο κείμενο της ανακοίνωσης, στη γλώσσα της πηγής και χωρίς μετάφραση. Τα ονόματα μετράνε μόνο ως ολόκληρες λέξεις. Στους κωδικούς δεν μετράνε κενά, παύλες, τελείες, κάθετες, αστερίσκοι και κάτω παύλες. Στο Safety Gate ψάχνονται επιπλέον τα πεδία δεδομένων της ανακοίνωσης. Οι ημερομηνίες ψάχνονται ως ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ, ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ και ΗΗ-ΜΜ-ΕΕΕΕ (με ή χωρίς αρχικό μηδέν) και ως ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ· ονόματα μηνών και διψήφια έτη δεν βρίσκονται.
  • Ένα νέο ή αλλαγμένο προϊόν ελέγχεται μία φορά με όλες τις ανακοινώσεις που υπάρχουν. Η σελίδα του προϊόντος δείχνει στις «Πηγές που ελέγχονται», για κάθε πηγή, από ποια ημερομηνία υπάρχουν ανακοινώσεις («Έλεγχος από»).
  • Τις νέες ανακοινώσεις το VeraAlert τις ελέγχει συνεχώς με τα ενεργά προϊόντα σας, συνήθως κάθε ώρα. Αν μια αρχή αλλάξει το κείμενο μιας ανακοίνωσης, η ανακοίνωση ελέγχεται ξανά.
  • Το VIN ενός οχήματος μόνο αποθηκεύεται: οι δημόσιες ανακλήσεις δεν δίνουν VIN, οπότε το VeraAlert δεν το ψάχνει.

Οι δύο βαθμίδες μιας σήμανσης

  • «Μοναδικό στοιχείο»: το κείμενο της ανακοίνωσης γράφει το barcode του προϊόντος σας ή, μαζί με τη μάρκα, τον κατασκευαστή ή το όνομα, μια παρτίδα, ημερομηνία ή κωδικό του (ένας κωδικός μόνο από ψηφία μετράει από τέσσερα ψηφία). Στα οχήματα αρκεί και το όνομα ή το μοντέλο μαζί με περίοδο παραγωγής που περιέχει την ημερομηνία παραγωγής σας ή επικαλύπτεται με τη δική σας περίοδο παραγωγής.
  • «Μέρος των στοιχείων»: το κείμενο γράφει μάρκα ή κατασκευαστή και το όνομα χωρίς μοναδικό στοιχείο, ή έναν κωδικό του προϊόντος σας με ψηφία και τουλάχιστον έξι χαρακτήρες χωρίς μάρκα, κατασκευαστή και όνομα.

Αν το κείμενο γράφει μόνο τη μάρκα, μόνο τον κατασκευαστή, μόνο το όνομα, μόνο μια ημερομηνία ή μόνο έναν πιο σύντομο κωδικό, το VeraAlert δεν σημειώνει την ανακοίνωση. Στα οχήματα δεν τη σημειώνει ούτε όταν η ανακοίνωση γράφει περίοδο παραγωγής που δεν επικαλύπτεται με τη δική σας. Μια ανακοίνωση χωρίς σήμανση μπορεί παρ' όλα αυτά να σας αφορά, π.χ. όταν η αρχή δημοσιεύει τα στοιχεία μόνο σε συνημμένα ή εικόνες. Αν έχετε παρόμοια προϊόντα, ανοίξτε την επίσημη ανακοίνωση.

Βήμα 3: Διαβάζετε τις ανακοινώσεις

  • Οι «Ανακοινώσεις» δείχνουν τις επίσημες ανακοινώσεις των κατηγοριών και των χωρών σας από τις πηγές που ελέγχει το VeraAlert, για την περίοδο που επιλέγετε (αρχική ρύθμιση 30 ημέρες, το πολύ 90). Μια ανακοίνωση που έχει δημοσιευτεί περισσότερες φορές εμφανίζεται μία φορά. Πρώτα οι σημειωμένες, με μοναδικό στοιχείο στην κορυφή, μετά οι νεότερες.
  • Οι καρτέλες «Όλες», «Σημειωμένες» και «Χωρίς καταγραφή» και τα φίλτρα «Χώρα», «Κατηγορία», «Πηγή» και «Περίοδος» (7, 30 ή 90 ημέρες) περιορίζουν τη λίστα. Η αναζήτηση ψάχνει στον τίτλο και στην αρχή των ανακοινώσεων.
  • Κάθε ανακοίνωση δείχνει τον τίτλο αυτούσιο, όπως τον δημοσίευσε η αρχή, την αρχή, την ημερομηνία και το «Άνοιγμα επίσημης ανακοίνωσης». Σε μια σημειωμένη ανακοίνωση φαίνεται ποια στοιχεία ποιου προϊόντος βρέθηκαν στο κείμενο.
  • Αν η αρχή απέσυρε μια ανακοίνωση ή ο επίσημος σύνδεσμος δεν απαντά πια, το VeraAlert το σημειώνει στην ανακοίνωση.
  • Το VeraAlert δείχνει την ανακοίνωση χωρίς σύνοψη, μετάφραση ή εικόνες της πηγής. Το πλήρες κείμενο το διαβάζετε στη σελίδα της αρχής.

Βήμα 4: Καταγράφετε τι κάνατε

  • Ανοίξτε τη σημειωμένη ανακοίνωση και διαλέξτε στην «Καταγραφή ενέργειας»: «Είδα», «Δεν είναι δικό μας» ή «Αποσύρθηκε από χρήση ή πώληση».
  • Αν η ανακοίνωση αφορά πολλά προϊόντα σας, διαλέξτε στο «Για ποια προϊόντα;» όσα σας αφορούν. Με το «Χωρίς επιλογή (μόνο σημείωση)» αποθηκεύετε μόνο μια σημείωση.
  • Προαιρετικά προσθέτετε «Σημείωση» και, με την «Επισύναψη αρχείου», ένα αρχείο PDF, JPG ή PNG έως 10 MB. Μετά πατήστε «Αποθήκευση καταγραφής».
  • Κάθε καταγραφή μένει όπως γράφτηκε· την ώρα την ορίζει το σύστημα. Η «Διόρθωση» κάνει νέα καταγραφή και η αρχική μένει όπως ήταν.
  • Η καρτέλα «Χωρίς καταγραφή» δείχνει τις σημειωμένες ανακοινώσεις για τις οποίες δεν έχει καταγραφεί ακόμη ενέργεια.

Αρχείο ενεργειών και ιστορικό αλλαγών

  • Το «Αρχείο ενεργειών» δείχνει όλες τις καταγραφές της επιχείρησής σας, τις νεότερες πρώτες, με φίλτρα για το είδος της καταγραφής και την περίοδο.
  • Το «Ιστορικό αλλαγών» σε κάθε σελίδα προϊόντος κρατά κάθε δημιουργία, αλλαγή, αρχειοθέτηση, επαναφορά και διαγραφή του προϊόντος και των παρτίδων του, με ώρα και λογαριασμό χρήστη· όταν αλλάζουν πεδία, και με την κατάσταση πριν και μετά την αλλαγή. Όταν μια σήμανση φεύγει ή πέφτει βαθμίδα, γράφεται εκεί η αιτία. Η σελίδα δείχνει τις τελευταίες 200 καταχωρίσεις.
  • Το αρχείο ενεργειών, το ιστορικό αλλαγών και το αρχείο ελέγχων μένουν αμετάβλητα όσο διαρκεί η σύμβαση· μια διόρθωση είναι νέα καταγραφή.

Η ημερήσια αναφορά

  • Κάθε μέρα, την ώρα που ορίσατε, το VeraAlert γράφει μια αναφορά, και τις μέρες χωρίς σήμανση, και τη στέλνει στο email του ιδιοκτήτη του λογαριασμού. Αν δεν έχετε ενεργά προϊόντα, η αναφορά αποθηκεύεται αλλά δεν στέλνεται. Το θέμα αρχίζει, ανάλογα με τη γλώσσα του email, π.χ. με «Ημερήσιος έλεγχος» (ελληνικά), «Daily check» (αγγλικά) ή «Tägliche Prüfung» (γερμανικά) και γράφει ημερομηνία και αριθμό σημάνσεων.
  • Η αναφορά γράφει πόσα προϊόντα ελέγχθηκαν και πόσες νέες ανακοινώσεις συγκρίθηκαν, τις πηγές που διαβάστηκαν, τις πηγές που δεν διαβάστηκαν με τον λόγο, τις νέες σημάνσεις και όσες ανέβηκαν σε «Μοναδικό στοιχείο», τις σημάνσεις που άλλαξαν με την αιτία τους και πόσες αλλαγές έγιναν στα προϊόντα.
  • Αν μια πηγή δεν διαβάστηκε, δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει ανακοίνωση.
  • Αν η αναφορά δεν χωρά σε ένα email, το «Άνοιγμα στη σελίδα» σας πηγαίνει στην αναφορά στον λογαριασμό Business· αυτή ισχύει. Μια αναφορά καταγράφει έως 100 νέες ή ανεβασμένες σημάνσεις και έως 100 σημάνσεις που έφυγαν ή έπεσαν βαθμίδα· όλες τις σημάνσεις τις βλέπετε στις «Ανακοινώσεις», στην καρτέλα «Σημειωμένες».
  • Ώρα (αρχική ρύθμιση 7:00), ζώνη ώρας και γλώσσα του email τις ορίζετε στις «Ρυθμίσεις», στο «Ημερήσιο email». Το email υπάρχει σε 32 γλώσσες (συμβατικά εξασφαλισμένα είναι τα γερμανικά, τα αγγλικά και τα ελληνικά)· εκεί βλέπετε και πότε έρχεται η επόμενη αναφορά.

Αρχείο ελέγχων

Το «Αρχείο ελέγχων» κρατά κάθε ημερήσια αναφορά με ημερομηνία, ώρα και κατάσταση αποστολής του email. Οι αναφορές δεν αλλάζουν και δεν σβήνονται όσο διαρκεί η σύμβαση. Μετά τη λήξη σβήνονται μαζί με τα υπόλοιπα δεδομένα του λογαριασμού (όρος 7 των Πρόσθετων Όρων).

Εξαγωγές

  • Στα «Προϊόντα ελέγχου»: «Εξαγωγή προϊόντων (CSV)», μία γραμμή ανά προϊόν και παρτίδα.
  • Στις «Ανακοινώσεις», καρτέλα «Σημειωμένες»: «Εξαγωγή σημειωμένων (CSV)», με τα στοιχεία που βρέθηκαν και τη βαθμίδα. Ένα αρχείο χωρά έως 5.000 ανακοινώσεις· για περισσότερες διαλέξτε μικρότερη περίοδο ή στενότερα φίλτρα.
  • Στο «Αρχείο ελέγχων»: «Εξαγωγή CSV».
  • Τα αρχεία είναι UTF-8, με ερωτηματικό ως διαχωριστικό. Με αυτά κρατάτε δικά σας αντίγραφα ασφαλείας.

Αρχειοθέτηση και θέσεις προϊόντων

  • Η «Αρχειοθέτηση» στη σελίδα του προϊόντος: το VeraAlert δεν ελέγχει πια το προϊόν· οι σημειωμένες ανακοινώσεις και οι καταγραφές του μένουν. Η «Επαναφορά» το ξαναβάζει στον έλεγχο.
  • Στα «Προϊόντα ελέγχου» βλέπετε πόσα ενεργά προϊόντα έχει ο λογαριασμός σας και πόσα μπορεί να έχει. Ένα αρχειοθετημένο προϊόν αφήνει ελεύθερη τη θέση προϊόντος του· επιπλέον θέσεις προϊόντων παραγγέλνετε με email στο info@veraterms.com. Όταν φτάσετε στο όριο, δεν μπορείτε να προσθέσετε ή να εισαγάγετε άλλα προϊόντα.
  • Αν ο έλεγχος ενός προϊόντος δεν ολοκληρώθηκε, στη σελίδα του εμφανίζεται ο «Νέος έλεγχος».

Ρυθμίσεις

  • «Επιχείρηση»: επωνυμία και χώρες. Για αλλαγή τους, γράψτε στο info@veraterms.com. «Λογαριασμός»: το email και ο ρόλος του ιδιοκτήτη του λογαριασμού.
  • Οι «Κατηγορίες που παρακολουθείτε» ορίζουν ποιες ανακοινώσεις εμφανίζονται στις «Ανακοινώσεις». Κάθε προϊόν ελέγχου ψάχνεται πάντα στη δική του κατηγορία. Αν δεν διαλέξετε καμία, το VeraAlert χρησιμοποιεί τις κατηγορίες των προϊόντων σας.
  • «Ημερήσιο email»: ώρα, ζώνη ώρας και γλώσσα της αναφοράς.
  • «Συμβατικά έγγραφα»: τα έγγραφα που επιβεβαιώσατε, με την έκδοσή τους.

Λήξη της σύμβασης

  • Η σύμβαση διαρκεί 365 ημέρες από την ενεργοποίηση και λήγει μόνη της. Το αργότερο έξι εβδομάδες πριν από τη λήξη, το Veraterms σας στέλνει προσφορά για άλλες 365 ημέρες· αν την πληρώσετε πριν από τη λήξη, η νέα περίοδος συνεχίζει χωρίς διακοπή.
  • Μετά τη λήξη διαβάζετε και εξάγετε τα δεδομένα σας για 30 ακόμη ημέρες· οι έλεγχοι και οι αναφορές σταματούν με τη λήξη. Μετά, το Veraterms διαγράφει τα δεδομένα του λογαριασμού Business, όπως ορίζει ο όρος 7 των Πρόσθετων Όρων.
  • Σε αναστολή διαβάζετε και εξάγετε τα δεδομένα σας κανονικά· οι έλεγχοι και οι αναφορές σταματούν.

Βοήθεια

Το Veraterms απαντά σε ερωτήσεις με email στο info@veraterms.com.

Σύνδεσμοι