Veraterms

VeraAlert Business: Bedienungsanleitung

VeraAlert Business ist der Baustein von Veraterms für Unternehmen und Einrichtungen. Sie tragen die Produkte, Rohstoffe, Verbrauchsmaterialien, Arzneimittel oder Fahrzeuge ein, mit denen Sie arbeiten. VeraAlert vergleicht ihre Angaben mit den Texten amtlicher Rückrufe und Sicherheitswarnungen, markiert die Meldungen, in deren Text sie vorkommen, und schreibt jeden Tag einen Bericht.

Der Abgleich ist ein regelbasierter Textvergleich, ohne künstliche Intelligenz. Was eine Meldung für Ihr Unternehmen bedeutet, entscheiden Sie.

Was Sie brauchen

  • Einen aktuellen Browser und eine Internetverbindung, am Computer oder am Handy.
  • Ein Konto auf veraterms.com mit der E-Mail-Adresse, die Sie im Bestellformular für den Kontoinhaber angegeben haben. Haben Sie noch keines, legen Sie es unter „Konto erstellen“ an und bestätigen Sie die Adresse.
  • Die Freischaltung: Veraterms schaltet VeraAlert Business nach Zahlungseingang für dieses Konto frei.
  • Zu einem Business-Konto gehört genau ein Nutzerkonto, das des Kontoinhabers. Ein Business-Konto gilt für einen Standort; jeder weitere Standort braucht ein eigenes.

Schritt 1: Die erste Anmeldung

  • Melden Sie sich auf veraterms.com an und öffnen Sie im Menü „VeraAlert Business“.
  • Beim ersten Öffnen erscheint „Vertragsdokumente bestätigen“ mit den Zusatzbedingungen, der Leistungsbeschreibung, den AGB und dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Setzen Sie das Häkchen und tippen Sie auf „Bestätigen und fortfahren“. VeraAlert speichert Zeitpunkt und Fassung der Bestätigung.
  • Liegt eine neue Fassung der Dokumente vor, erscheint die Bestätigung vor der weiteren Nutzung erneut.
  • Die Sprache der Oberfläche (Deutsch, Englisch oder Griechisch) wählen Sie oben unter „Sprache“. Sie gilt auf diesem Gerät.

Das Menü

  • „Übersicht“: die wichtigsten Zahlen für 7, 30 oder 90 Tage, die zuletzt markierten Meldungen und die letzte tägliche Prüfung.
  • „Meldungen“: die amtlichen Meldungen Ihrer Kategorien und Länder, markierte zuerst.
  • „Überwachte Produkte“: Ihre Produkte mit ihren Chargen, mit Suche, Import und Export.
  • „Maßnahmenprotokoll“: alle Einträge zu markierten Meldungen.
  • „Prüfarchiv“: jeder tägliche Bericht.
  • „Einstellungen“: Unternehmen, Kategorien, tägliche E-Mail und Vertragsdokumente.

Am Handy sind einige Einträge kürzer, zum Beispiel „Start“, „Produkte“ und „Protokoll“. Die Glocke oben zählt die markierten Meldungen ohne Eintrag.

Schritt 2: Ein überwachtes Produkt anlegen

Ein überwachtes Produkt ist ein Eintrag für genau ein Produkt mit allen seinen Chargen. Verschiedene Produkte gehören in getrennte Einträge.

  • Tippen Sie auf „Neues überwachtes Produkt“.
  • „Kategorie“, „Produktname“ und „Land des Kaufs oder der Nutzung“ sind Pflichtfelder. Kategorie und Land legen fest, welche Quellen für das Produkt geprüft werden. Den Produktnamen tragen Sie so ein, wie er auf Verpackung oder Etikett steht.
  • Unter „Produktangaben“ erscheinen je nach Kategorie weitere Felder, zum Beispiel Marke, Hersteller, Barcode, Modell, Katalog- und Seriennummer, bei Fahrzeugen Verkaufsbezeichnung, Produktionszeitraum und Rückrufcode des Herstellers. Wenn Ihr Browser es unterstützt, lesen Sie den Barcode mit „Scannen“ über die Kamera ein.
  • Unter „Chargen“ tragen Sie jede Charge mit ihrem Code und, falls vorhanden, ihrem Datum ein (Mindesthaltbarkeit, Verbrauchs- oder Verfallsdatum). „Charge hinzufügen“ fügt eine Zeile an; jede Zeile braucht einen Code oder ein Datum.
  • „Andere Schreibweisen der Marke“ und „Andere Namen des Produkts“ tragen Sie so ein, wie Verpackungen oder Rechnungen sie schreiben, auch in einer anderen Sprache. VeraAlert sucht sie so, wie Sie sie eingeben, ohne Übersetzung.
  • „Lieferant und Lagerung“ ist optional: Lieferant und Kontakt, Ort im Betrieb, Menge, Einheit, Eingangsdatum und Notizen. Diese Angaben dienen Ihrer eigenen Ordnung; VeraAlert sucht sie nicht in den Meldungen.
  • Der Kasten „Wonach VeraAlert suchen wird“ zeigt vor dem Speichern, welche Angaben in den Meldungen gesucht werden und ob mit ihnen „Eindeutige Angabe“ möglich ist.
  • Tippen Sie auf „Produkt speichern“. Direkt danach beginnt der erste Abgleich mit den vorliegenden Meldungen; das Ergebnis erscheint auf der Produktseite in der Regel nach wenigen Minuten.

Auf der Produktseite speichern Sie unter „Foto und Dokumente“ ein Foto oder eine Rechnung für Ihren eigenen Gebrauch; eine neue Datei ersetzt die vorhandene.

Viele Produkte auf einmal: CSV-Import

  • Öffnen Sie in „Überwachte Produkte“ „CSV importieren“ und laden Sie mit „Vorlage herunterladen“ die Vorlage.
  • Füllen Sie die Vorlage in Excel oder LibreOffice aus und speichern Sie sie als CSV (UTF-8, Semikolon). Derselbe internal_code in aufeinanderfolgenden Zeilen ergibt ein Produkt mit mehreren Chargen.
  • Nach „CSV-Datei wählen“ liest VeraAlert die Datei und zeigt eine Vorschau. Die Datei wird nur als Ganzes übernommen: Enthält sie einen Fehler, wird kein Produkt gespeichert, und VeraAlert nennt Zeile, Spalte und Grund.
  • Je Datei bis zu 500 Produkte, 1.000 Zeilen und 1 MB; höchstens 10 Importe je Stunde.

So gleicht VeraAlert ab

  • Für jedes Produkt prüft VeraAlert die Meldungen der Quellen seiner Kategorie und seines Landes, für Länder der Europäischen Union sowie Island, Liechtenstein und Norwegen zusätzlich Safety Gate und RASFF, für die Schweiz zusätzlich RASFF. Die Quellen stehen auf der Seite Offizielle Quellen.
  • Gesucht wird im Titel und im Text der Meldung, in der Sprache der Quelle und ohne Übersetzung. Namen zählen nur als ganze Wörter. In Codes zählen Leerzeichen, Bindestriche, Punkte, Schrägstriche, Sternchen und Unterstriche nicht. Bei Safety Gate werden zusätzlich die Datenfelder der Meldung durchsucht. Daten werden als TT.MM.JJJJ, TT/MM/JJJJ und TT-MM-JJJJ (mit oder ohne führende Null) sowie als JJJJ-MM-TT gesucht; ausgeschriebene Monatsnamen und zweistellige Jahre werden nicht gefunden.
  • Ein neues oder geändertes Produkt wird einmal mit dem gesamten vorliegenden Bestand abgeglichen. Die Produktseite zeigt unter „Geprüfte Quellen“ für jede Quelle, ab welchem Datum Meldungen vorliegen („Geprüft ab“).
  • Neue Meldungen gleicht VeraAlert laufend mit Ihren aktiven Produkten ab, in der Regel stündlich. Ändert eine Behörde den Text einer Meldung, wird sie erneut abgeglichen.
  • Die FIN eines Fahrzeugs wird nur gespeichert: Öffentliche Rückrufdaten enthalten keine FIN, daher sucht VeraAlert sie nicht.

Die zwei Stufen einer Markierung

  • „Eindeutige Angabe“: Der Text der Meldung nennt den Barcode Ihres Produkts oder, zusammen mit Marke, Hersteller oder Name, eine seiner Chargen, Daten oder Codes (ein Code nur aus Ziffern zählt ab vier Ziffern). Bei Fahrzeugen genügt auch der Name oder das Modell zusammen mit einem Produktionszeitraum, der Ihr Produktionsdatum enthält oder sich mit Ihrem Produktionszeitraum überschneidet.
  • „Teilangaben“: Der Text nennt Marke oder Hersteller und den Namen ohne eindeutige Angabe, oder einen Code Ihres Produkts mit Ziffern und mindestens sechs Zeichen ohne Marke, Hersteller und Name.

Nennt der Text nur die Marke, nur den Hersteller, nur den Namen, nur ein Datum oder nur einen kürzeren Code, markiert VeraAlert die Meldung nicht. Bei Fahrzeugen markiert es auch dann nicht, wenn die Meldung einen Produktionszeitraum nennt, der sich nicht mit Ihrem überschneidet. Eine Meldung ohne Markierung kann Sie trotzdem betreffen, zum Beispiel wenn eine Behörde die Angaben nur in Anhängen oder Bildern veröffentlicht. Haben Sie ähnliche Produkte, öffnen Sie die amtliche Meldung.

Schritt 3: Meldungen lesen

  • „Meldungen“ zeigt die amtlichen Meldungen Ihrer Kategorien und Länder aus den Quellen, die VeraAlert abgleicht, für den gewählten Zeitraum (Voreinstellung 30 Tage, höchstens 90 Tage). Mehrfach veröffentlichte Meldungen erscheinen nur einmal. Markierte stehen zuerst, eindeutige Angaben oben, dann die neuesten.
  • Die Reiter „Alle“, „Markiert“ und „Ohne Eintrag“ und die Filter „Land“, „Kategorie“, „Quelle“ und „Zeitraum“ (7, 30 oder 90 Tage) grenzen die Liste ein. Die Suche durchsucht Titel und Behörde der Meldungen.
  • Jede Meldung zeigt den Titel so, wie die Behörde ihn veröffentlicht hat, dazu die Behörde, das Datum und „Offizielle Meldung öffnen“. Bei einer markierten Meldung steht dabei, welche Angaben welches Produkts im Text gefunden wurden.
  • Hat die Behörde eine Meldung zurückgezogen oder antwortet der amtliche Link nicht mehr, vermerkt VeraAlert das bei der Meldung.
  • VeraAlert zeigt die Meldung ohne Zusammenfassung, Übersetzung oder Bilder der Quelle. Den vollständigen Text lesen Sie auf der Seite der Behörde.

Schritt 4: Eine Maßnahme eintragen

  • Öffnen Sie die markierte Meldung und wählen Sie unter „Maßnahme eintragen“: „Gesehen“, „Nicht unseres“ oder „Aus Gebrauch oder Verkauf genommen“.
  • Betrifft die Meldung mehrere Ihrer Produkte, wählen Sie unter „Für welche Produkte?“ die betroffenen aus. Mit „Keine Auswahl (nur Notiz)“ speichern Sie nur eine Notiz.
  • Optional fügen Sie eine „Notiz“ und mit „Datei anhängen“ eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei bis 10 MB hinzu. Dann tippen Sie auf „Eintrag speichern“.
  • Jeder Eintrag bleibt so, wie er geschrieben wurde; die Uhrzeit setzt das System. „Korrigieren“ legt einen neuen Eintrag an, der ursprüngliche bleibt unverändert.
  • Der Reiter „Ohne Eintrag“ zeigt die markierten Meldungen, zu denen noch keine Maßnahme eingetragen ist.

Maßnahmenprotokoll und Änderungsverlauf

  • Das „Maßnahmenprotokoll“ zeigt alle Einträge Ihres Unternehmens, die neuesten oben, mit Filtern nach Eintrag und Zeitraum.
  • Der „Änderungsverlauf“ auf jeder Produktseite hält jede Anlage, Änderung, Archivierung, Wiederherstellung und Löschung des Produkts und seiner Chargen fest, mit Zeitpunkt und Nutzerkonto; bei Änderungen von Feldern auch mit dem Stand vor und nach der Änderung. Entfällt eine Markierung oder sinkt ihre Stufe, steht dort der Anlass. Die Seite zeigt die jeweils neuesten 200 Einträge.
  • Maßnahmenprotokoll, Änderungsverlauf und Prüfarchiv bleiben während der Laufzeit unverändert; eine Korrektur ist ein neuer Eintrag.

Der tägliche Bericht

  • Jeden Tag schreibt VeraAlert zur eingestellten Uhrzeit einen Bericht, auch an Tagen ohne Markierung, und sendet ihn an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers. Haben Sie keine aktiven Produkte, wird der Bericht gespeichert, aber nicht gesendet. Der Betreff beginnt, je nach Sprache der E-Mail, zum Beispiel mit „Tägliche Prüfung“ (Deutsch), „Daily check“ (Englisch) oder „Ημερήσιος έλεγχος“ (Griechisch) und nennt Datum und Zahl der Markierungen.
  • Der Bericht nennt die Zahl der geprüften Produkte und der verglichenen neuen Meldungen, die gelesenen Quellen, die nicht gelesenen Quellen mit dem Grund, neue oder auf „Eindeutige Angabe“ gestiegene Markierungen, geänderte Markierungen mit ihrem Anlass und die Zahl der Änderungen an Produkten.
  • Eine nicht gelesene Quelle heißt nicht „keine Meldung“.
  • Ist der Bericht länger als eine E-Mail, führt „Seite öffnen“ zum Bericht im Business-Konto; dieser ist maßgeblich. Ein Bericht führt bis zu 100 neue oder gestiegene und bis zu 100 entfallene oder herabgestufte Markierungen auf; alle Markierungen sehen Sie unter „Meldungen“ im Reiter „Markiert“.
  • Uhrzeit (Voreinstellung 7:00), Zeitzone und Sprache der E-Mail stellen Sie in „Einstellungen“ unter „Tägliche E-Mail“ ein. Die E-Mail gibt es in 32 Sprachen (vertraglich zugesichert sind Deutsch, Englisch und Griechisch); dort sehen Sie auch, wann der nächste Bericht kommt.

Prüfarchiv

Das „Prüfarchiv“ enthält jeden täglichen Bericht mit Datum, Uhrzeit und Versandstatus der E-Mail. Berichte werden während der Laufzeit nicht geändert oder gelöscht. Nach Vertragsende werden sie mit den übrigen Daten des Kontos gelöscht (Ziffer 7 der Zusatzbedingungen).

Exporte

  • In „Überwachte Produkte“: „Produkte exportieren (CSV)“, eine Zeile je Produkt und Charge.
  • In „Meldungen“, Reiter „Markiert“: „Markierte exportieren (CSV)“, mit den gefundenen Angaben und der Stufe. Eine Datei fasst bis zu 5.000 Meldungen; für mehr wählen Sie einen kürzeren Zeitraum oder engere Filter.
  • Im „Prüfarchiv“: „CSV exportieren“.
  • Die Dateien sind UTF-8 und durch Semikolon getrennt. Mit ihnen legen Sie eigene Sicherungen Ihrer Daten an.

Archivieren und Produktplätze

  • „Archivieren“ auf der Produktseite: VeraAlert prüft das Produkt nicht mehr; seine markierten Meldungen und Einträge bleiben. „Wiederherstellen“ nimmt es wieder auf.
  • In „Überwachte Produkte“ sehen Sie, wie viele aktive Produkte Ihr Konto führt und wie viele es führen kann. Ein archiviertes Produkt gibt seinen Produktplatz frei; weitere Produktplätze bestellen Sie per E-Mail an info@veraterms.com. Ist die Grenze erreicht, lassen sich keine weiteren Produkte anlegen oder importieren.
  • Wurde die Prüfung eines Produkts nicht abgeschlossen, steht auf seiner Seite „Erneut prüfen“.

Einstellungen

  • „Unternehmen“: Firmenname und Länder. Um sie zu ändern, schreiben Sie an info@veraterms.com. „Konto“: E-Mail-Adresse und Rolle des Kontoinhabers.
  • „Kategorien, die Sie verfolgen“ legt fest, welche Meldungen in „Meldungen“ erscheinen. Jedes Produkt wird immer in seiner eigenen Kategorie geprüft. Wählen Sie keine aus, verwendet VeraAlert die Kategorien Ihrer Produkte.
  • „Tägliche E-Mail“: Uhrzeit, Zeitzone und Sprache des Berichts.
  • „Vertragsdokumente“: die bestätigten Dokumente mit ihrer Fassung.

Ende der Laufzeit

  • Die Laufzeit beträgt 365 Tage ab Freischaltung und endet automatisch. Spätestens sechs Wochen vor Ablauf schickt Veraterms Ihnen ein Angebot für weitere 365 Tage; zahlen Sie es vor Ablauf, schließt die neue Laufzeit unmittelbar an.
  • Nach Vertragsende lesen und exportieren Sie Ihre Daten noch 30 Tage; Abgleich und Berichte enden mit dem Vertragsende. Danach löscht Veraterms die Daten des Business-Kontos nach Ziffer 7 der Zusatzbedingungen.
  • Während einer Sperrung lesen und exportieren Sie Ihre Daten weiter; Abgleich und Berichte ruhen.

Hilfe

Fragen beantwortet Veraterms per E-Mail an info@veraterms.com.

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